Bạn đang xem: Cách làm thư ký cuộc họp
Kỹ năng tốc ký là gì?
Tốc ký là khả năng ghi nhanh, ghi vắn tắt một phát biểu hay một bài giảng dài dòng theo những quy định chung hoặc riêng của chính bản thân mình đề ra để tăng tốc độ viết cũng như hiểu được điều mọi người đang nói. Khi đã trở thành một nhân viên văn phòng bạn không thể để người khác chờ mình trong việc ghi chép vì thế việc viết tốc ký là yếu tố quan trọng để tạo nên thành công trong công việc.Tốc ký không chỉ là viết nhanh mà còn có ở khả năng đánh máy nhanh ,chúng không hề khó để thực hiện vì gần như ai cũng đã từng viết tốc ký khi còn là học sinh, sinh viên và chúng ta chỉ cần luyện tập thêm một số kỹ năng tốc ký dành cho một thư ký cuộc họp.Làm sao để cải thiện kỹ năng tốc ký ?
Đã là viết nhanh thì không thể loại trừ việc viết tắt. Bạn có thể chỉ cần dùng chữ cái đầu và cuối để tạo hoặc một chữ cái đầu và dấu của chúng là đã có thể tạo thành một từ nhanh chóng. Ngoài ra một số bạn còn hay dùng những ký hiệu đặc trưng do mình tự đặt ra vì khi viết nhiều, viết nhanh thì theo quán tính bạn chỉ kịp vẽ sơ hình ứng với nghĩa của từ đó, lâu dần nó sẽ trở thành một thói quen.Nắm các thông tin chính
Bạn không cần phải ghi chép toàn bộ lời nói của mọi người mà nên nắm những thông tin chính trong câu nói để việc lắng nghe không bị gián đoạn.Chừa chỗ trống nếu không viết kịp
Dù có nhanh đến mấy đôi khi chúng ta vẫn không thể thoát khỏi thiếu sót, vậy nên nếu khi bạn viết không kịp mà đó lại là thông tin quan trọng thì càng không nên bỏ qua nó hãy tạo cho mình thói quen gạch nhanh một đường và chừa chỗ trống tại đó để sau khi đọc lại bạn vẫn phát hiện được mình thiếu điều gì.Không nên ghi quá cẩu thả
Nhược điểm của việc viết tốc ký là bạn không thể nắn nót từng chữ một và vì thế chữ viết của bạn cũng không được đẹp khi viết nhanh. Nhưng các bạn không nên quá cẩu thả vì khi nhìn lại có thể bạn còn không thể đọc ra chữ của chính mình.Đánh máy bằng 10 ngón
Khi bắt đầu dùng máy tính chúng ta thường chỉ dùng 2 hoặc 3 ngón tay để đánh từng phím tuy nhiên nếu bạn đã trở thành một thư ký việc đánh máy như thế là thiếu chuyên nghiệp và khiến bạn trở nên chậm chạp hơn. Để tăng tốc độ đánh máy bạn nên biết cách sử dụng cả 10 ngón tay để đánh máy và việc học chúng không khó khi từ lâu trên mạng đã có rất nhiều những trang web dạy kỹ năng này.Bảng gõ tắt tiếng việt có ở cả bảng gõ Unikey và Vietkey và việc sử dụng chúng không những đơn giản mà còn đem lại hiệu quả bất ngờ. Bạn chỉ cần gõ chữ viết tắt máy tính sẽ tự động cho ra từ đầy đủ bạn cần. Bảng gõ có thể nhớ rất nhiều từ đủ cho bạn sử dụng thoải mái.Gõ chữ không nhìn bàn phím
Việc gõ chữ không nhìn bàn phím đòi hỏi kỹ năng cao hơn khi bạn vừa phải thành thạo kỹ năng đánh máy bằng 10 ngón vừa phải luyện tập không nhìn bàn phím khi đang soạn thảo. Và để làm được điều này bạn có thể tìm hiểu cách gõ touch typing rồi luyện tập.Giữ gìn bàn phím sạch sẽ
Điều này rất cần thiết để đánh nhanh trên máy tính, nếu bạn không thường xuyên giữ vệ sinh máy tính bụi bẩn sẽ đóng lại ở các khe bàn phím khiến bạn phải dừng việc đánh lại để sửa chữa lỗi.Sử dụng phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản
Trong thời đại công nghệ 4.0, với tần suất và cường độ chóng mặt của các cuộc họp lớn nhỏ, kĩ năng tốc ký chưa phải là giải pháp hỗ trợ tối đa cho công việc của các thư ký. Đối với các phiên họp kéo dài và liên tục việc đánh máy sai là điều không thể tránh khỏi. Tốc độ đánh máy chẳng thể theo kịp tốc độ của người nói. Dùng máy ghi âm thì lại mất hàng giờ sau đó ngồi nghe lại.
"Cho tôi xin Mẫu biên bản cuộc họp năm 2024? Có thể hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp không? Một biên bản cuộc họp yêu cầu những vấn đề gì? Mong được hỗ trợ giúp đỡ!" - Đây là câu hỏi của chị Như Mai đến từ Kiên Giang.
Thế nào là biên bản cuộc họp? Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?
Trong cuộc họp thường sử dụng văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Văn bản đó được gọi là biên bản cuộc họp.
Thư ký trong cuộc họp tức là người ghi văn bản sẽ phải có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và số người vắng mặt tại cuộc họp, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Về vai trò, biên bản cuộc họp sẽ dùng để ghi chép những sự việc đã và đang xảy ra tại cuộc họp, do vậy, biên bản cuộc họp được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ để chứng minh các sự kiện thực tế đã và đang xảy ra.
Dựa vào biên bản cuộc họp, mội người có thể một lần nữa xem lại được những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,... Từ đó có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất có thể.
Trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp khi ký tên vào biên bản cuộc họp tức là đã xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các công việc. Biên bản cuộc họp lúc này đóng vai trò như một lời nhắc nhở các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.
Đồng thời, biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh năm 2024? Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp và những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp? (Hình từ Internet)
Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?
(1) Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp
Việc chu đáo chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản cuộc họp theo yêu cầu và quy định là một trong số những việc cần thiết. Không phải ai cũng có khả năng lắng nghe, nắm bắt và hiểu kịp mọi thông tin trong cuộc họp đang diễn ra.
Do vậy, việc chuẩn bị một biên bản cuộc họp và ghi chép nhanh chóng nội dung cuộc họp là một điều cần thiết
Một biên bản cuộc họp cần đáp ứng những nội dung sau:
+ Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
+ Thành phần tham gia
+ Nội dung cuộc họp
+ Kết luận cuộc họp.
(2) Ghi nhanh và ghi đủ
Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là một người có tốc độ ghi nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Do đó, người ghi biên bản cuộc họp cần phải chuẩn bị sẵn sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.
Xem thêm: 15+ mẫu bộ bàn ghế phòng khách giá rẻ dưới 5 triệu đẹp hiện đại 2024
Người ghi biên bản cuộc họp phải luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
(3) Nội dung biên bản phải có trọng tâm
Một biên bản cuộc họp cần phải có trọng tâm để người những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, tránh trình bày dài dòng, lan man những vấn đề không cần thiết.
(4) Thông tin trong biên bản cuộc họp phải chính xác
Một biên bản cuộc họp cần phải được đảm bảo sự khách quan, độ trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không được ghi thêm, ghi bớt, không được bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp.
Biên bản cuộc họp cần phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Bố cục của một biên bản cuộc hợp thường là như thế nào?
Một biên bản cuộc hợp thường thường có bố cục bao gồm các phần sau:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản
+ Thời gian lập biên bản
+ Thành phần tham dự cuộc họp
+ Diễn biến chính của buổi họp
+ Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt…
+ Thủ tục ký xác nhận.
Giới thiệu mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2024?
Tải Mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2024: Tại đây.
Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chính xác?
Một biên bản cuộc họp dù không có quy định cụ thể, song cần phải tuân thủ những điều kiện và quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể như sau:
(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề.
(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
