Các thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết phục vụ và hỗ trợ cho hoạt động hằng ngày trong văn phòng. Vậy các loại vật dụng và trang thiết bị cần thiết trong văn phòng bao gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê danh mục những món đồ đó!
Danh sách các loại vật dụng & thiết bị văn phòng cần thiết mà doanh nghiệp có thể sẽ cần trong văn phòng của mình:
1. Nội thất2. Văn phòng phẩm3. Điện thoại/ Hệ thống điện thoại4. Máy chiếu5. Máy tính để bàn/ Laptop6. Thiết bị mạng7. Bảng viết và bảng thông báo8. Máy in9. Máy scan10. Máy photocopy11. Máy lọc nước/ Máy nước nóng lạnh12. Một số vật dụng và thiết bị văn phòng khác
1. Nội thất
Nội thất văn phòng chắc chắn là những vật dụng cần thiết trong mọi văn phòng, bao gồm: bàn, ghế, kệ tủ, đôi khi còn có sofa, quầy bar... Bên cạnh chức năng chính là hỗ trợ, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra suôn sẻ , thì còn được dùng để trang trí. Nên việc lựa chọn sản phẩm nội thất văn phòng phù hợp cũng sẽ góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên
Tuy nhiên, khi mua đồ nội thất văn phòng, bạn cần phải xem xét kiểu sáng, màu sắc phù hợp với không gian; đồng thời, hãy luôn cố gắng sắp xếp những đồ dùng văn này gọn gàng, thẩm mỹ tiện dụng và phù hợp chức năng. Hoặc, bạn thiết kế mới và không thể tự mình lựa chọn, sắp xếp; bạn có thể liên hệ một đơn vị thi công và thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp để họ thay bạn thực hiện công việc này.
Bạn đang xem: Tài sản và thiết bị văn phòng gồm những gì
2. Văn phòng phẩm
Văn phòng phẩm là những vật dụng văn phòng cơ bản và thiết yếu mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Các văn phòng phẩm thông dụng nhất chính là bút, giấy, sổ ghi chép, phong bì, tem thư, kim bấm, băng dính... và các thiết bị văn phòng phẩm thiết yếu khác cần để hỗ trợ công việc của nhân viên được năng suất và hiệu quả hơn.
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của các bộ phận và tình hình kinh doanh mà số lượng các vật dụng sẽ khác nhau. Để mua chính xác đúng mục đích sử dụng, bạn hãy hỏi các nhân viên những gì họ cần để có thể cung cấp cho chính xác và phù hợp nhất.
3. Điện thoại/ Hệ thống điện thoại
Một thiết bị văn phòng hữu ích khác là điện thoại, vì đây là một công cụ giao tiếp hiệu quả và cần thiết. Bạn có thể chọn điện thoại di động hoặc lắp đặt hệ thống điện thoại văn phòng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên các công ty nên đầu tư vào một hệ thống điện thoại cho văn phòng. Chúng có rất nhiều chức năng đa dạng, có thể chuyển cuộc gọi tự động và có thể nhận được nhiều cuộc gọi liên tục trong một lúc.
4. Máy chiếu
Máy chiếu cũng là thiết bị văn phòng bắt buộc phải có trong các công ty. Thiết bị này không chỉ đại diện cho một môi trường kinh doanh công nghệ cao, hiện đại và đổi mới. Mà với nó, các công ty có thể chia sẻ thông tin nhanh hơn, giao tiếp tốt hơn và cộng tác dễ dàng hơn.
Đồng thời, máy chiếu cũng là một công cụ văn phòng tốt để sử dụng cho mục đích đào tạo. Nhờ máy chiếu mà người tham dự có thể dễ dàng xem thông các tin hiển thị và ghi chú trên màn hình lớn.
5. Máy tính để bàn/ Laptop
Trừ khi các nhân viên sử dụng máy tính cá nhân, nếu không thì bạn cần trang bị máy tính cho nhân viên của mình. Bởi vì hầu hết mọi hoạt động tại văn phòng như: soạn thảo văn bản, tính toán số liệu, thiết lập phần mềm, sao lưu dữ liệu kinh doanh, khai thác công thông tin trên internet đều cần đến sự hỗ trợ của máy tính. Đặc biệt, trong hoạt động giao tiếp kinh doanh, máy tính được dùng để trao đổi email.
Tùy theo công năng và nhu cầu sử dụng, bạn có thể tùy chọn máy tính để bàn hoặc laptop.
6. Thiết bị mạng
Nếu đã sử dụng máy tính thì bạn cần trang bị thâm các thiết bị mạng, vì đây là một trong những thiết bị văn phòng thiết yếu cần có để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Những thiết bị này là Router, Repeater, Hub, Switch, Router, Gateway... Chúng được dùng để hỗ trợ kết nối internet và để các máy tính sử dụng những đường truyền mạng khác nhau có thể kết nối dễ dàng với nhau.
7. Bảng viết và bảng thông báo
Không phải chỉ đi học bạn mới cần bảng viết, mà nó còn là dụng cụ văn phòng tuyệt vời giúp bạn trình bày các ý tưởng hoặc phác thảo bản đồ tư duy, chiến lược và những việc cần làm. Những tấm bảng này thường được dùng trong phòng họp, còn bảng thông báo được đặt tại nơi dễ trông thấy hơn. Bởi vì mục đích của bảng thông báo là để thông báo cho nhân viên các quyết định, sự kiện hoặc nhiệm vụ của họ.
8. Máy in
Trong văn phòng của mọi doanh nghiệp cần ít nhất có một chiết máy in để in các tài liệu, văn bản, hợp đồng, hóa đơn, báo cáo và các văn bản khác ra giấy. Nhưng đây chỉ là những chức năng cơ bản của máy in. Nếu bạn đầu tư một chiếc máy in đa chức năng, thiết bị văn phòng này sẽ là thiết bị giúp bạn thực hiện nhiều thao tác và công năng hơn như: chức năng fax, scan và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
9. Máy scan
Tuy nhiên, nếu bạn đã có một chíc máy in không có chức năng scan. Bạ có thể mua thêm một chiếc máy scan riêng để chuyên dụng cho việc quyets các văn bản, tài liệu.
Máy scan có tính năng là chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu hay hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Công dụng chiếc máy này trong văn phòng là số hóa các các tài liệu, hình ảnh quan trọng trên giấy và chuyển thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nhờ đó mà công việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng hơn. Đồng thời, giúp tiết kiệm không gian hơn so với lưu trữ bằng tài liệu giấy.
10. Máy photocopy
Dùng máy photochopy là một trong những cách tốt nhất và nhanh nhất để sao chép tài liệu. Nếu không có chiếc máy tại văn phòng, mỗi lần cần sao chép các tài liệu, văn bản cho nhân viên thì bạn phải đi ra ngoài, đến các tiệm photo để nhờ họ thực hiện công việc này. Việc làm này sẽ tốn rất nhiều thời gian và kinh phí nếu số lượng và tầng suất sao chép tài liệu diễn ra thường xuyên với số lượng lớn. Vì vậy, máy photochopy thật sự là thiết bị văn phòng thiết yếu mà mọi doanh nghiệp nên có.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có ngân sách thấp và đang đắn đo về chi phí, thì thuê máy photocopy có thể là lựa chọn tốt ưu. Hoặc lựa chọn những dòng máy photocopy có ngân sách thấp.
Bên cạnh những văn phòng phẩm thì những thiết bị văn phòng khác cũng đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Vậy thiết bị văn phòng gồm những gì? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những thiết bị này ở bài viết sau đây nhé!
Thiết bị văn phòng là gì?
Thiết bị văn phòng chính là những trang thiết bị, các loại máy móc, vật dụng cần thiết cho hoạt động, các công việc hàng ngày trong văn phòng. Đó có thể là máy in, máy fax, máy ép plastic, bàn ghế, tủ tài liệu,…Việc lựa chọn và sử dụng những thiết bị văn phòng này phù hợp cũng giúp doanh nghiệp hoạt động dễ dàng hơn cũng như quản lý nhân viên của mình được tốt hơn.
thiết bị văn phòng gồm những gì
Vai trò của các thiết bị văn phòng
Bất cứ một doanh nghiệp nào có hoạt động lĩnh vực hành chính thì cũng đều không thể nào thiếu các thiết bị văn phòng để phục vụ quá trình làm việc được. Một số thiết bị như máy tính, tủ đựng tài liệu,… sẽ hỗ trợ các nhân viên văn phòng một cách hiệu quả, tốt nhất. Dưới đây là một số vai trò của thiết bị văn phòng
Thiết bị văn phòng giúp cho nhân viên dễ dàng hơn trong việc điều hành và quản lý công việc. Nhờ có những thiết bị này mà việc tìm kiếm, lưu trữ dữ liệu cũng trở nên dễ dàng hơn rất là nhiều.Những dụng cụ văn phòng cũng giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian làm việc, đem đến hiệu suất cao hơn và khi bạn cần hỗ trợ thì sẽ có ngay những thiết bị hữu ích nàyNó giúp bạn truyền đạt thông tin, tổng hợp và báo cáo công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn rất nhiều
Tạo ra một môi trường làm việc đầy tính chuyên nghiệp với những trang thiết bị những máy móc văn phòng hiện đại
Các thiết bị văn phòng này luôn luôn đáp ứng được những yêu cầu của công việc. Đem lại hiệu quả cao và đáp ứng được những đòi hỏi ngày nay. Mặt khác, chúng cũng đảm bảo được lợi ích, dễ dàng sử dụng, an toàn. Ngoài những thiết bị văn phòng hỗ trợ cho công việc thì có một số doanh nghiệp còn mua những thiết bị nấu ăn, giải trí cho nhân viên như máy lọc nước, máy pha cà phê,… Đây cũng chính là một ý tưởng vô cùng tuyệt vời để nâng cao được tinh thần làm việc, sự sáng tạo cũng như giúp nhân viên thư giãn hơn sau những giờ làm việc căng thẳng
Một số tiêu chí để lựa chọn được thiết bị văn phòng phù hợp
Hiện nay, có nhiều thiết bị văn phòng khác nhau, điều này sẽ khiến cho doanh nghiệp khó khăn trong việc chọn mua. Hiểu được vấn đề đó, chúng tôi lưu ý cho bạn một số tiêu chí khi mua thiết bị văn phòng:
Xác định được nhu cầu sử dụng, chi phí và ngân sách đầu tư cho những thiết bị văn phòng nàyKhi mua hãy căn cứ vào thiết kế của văn phòng để chọn được những thiết bị có màu sắc phù hợp nhấtƯu tiên chọn những thiết bị có tính di động cao
Cần chú trọng đến chất lượng của các đồ dùng này hơn và chọn mua ở những đơn vị cung cấp thiết bị văn phòng uy tín, có giá tốt
Lên danh sách chi tiết về các thiết bị văn phòng cần mua
Thiết bị văn phòng gồm những gì?
Thiết bị văn phòng sẽ có nhiều loại khác nhau, và một số loại thiết yếu cần được kể đến như:
Giấy văn phòng
Giấy văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Thậm chí những trang thiết bị, máy móc hiện đại cũng không thể nào thay thế được. Đối với văn phòng thì giấy A sẽ được sử dụng phổ biến nhất. Loại giấy này cũng vô cùng quan trọng trong việc: photo tài liệu, hồ sơ, hợp đồng, công văn, biểu mẫu, văn bản cuộc họp, thống kê,…
Giấy văn phòng
Bên cạnh đó, còn có các loại giấy dùng để in phiếu thu, hóa đơn, phiếu chi, phiếu xuất hàng,… cũng được nằm trong giấy văn phòng. Đây là những giấy tờ mang tính pháp lý, cần phải chứa đầy đủ các thông tin về giao dịch, mua bán.
Xem thêm: Phòng Vật Tư Trang Thiết Bị Y Tế, Phòng Vật Tư
Ngoài giấy văn phòng ra còn cần chuẩn bị giấy Note. Loại giấy này cần có để phục vụ việc ghi chú lại các vấn đề quan trọng của nhân viên trong văn phòng. Đối với văn phòng kiến trúc, xây dựng cần bản vẽ công trình thì cần ưu tiên loại giấy cỡ lớn như khố A3
Bút văn phòng
Bút cũng là một trong những văn phòng phẩm vô cùng quan trọng và cần thiết. Dù môi trường văn phòng nào thì bút cũng cần được sử dụng rất nhiều. Có rất nhiều loại bút văn phòng như: bút mực, bút chì, bút dạ để ghi chú, bút laser, bút xóa.
Folder/ bìa kẹp
Trang thiết bị văn phòng tiếp theo không thể nào thiếu đó chính là Folder. Đây là một thiết bị được dùng để chứa hồ sơ, các loại giấy tờ quan trọng. Không chỉ vậy, bìa kẹp còn được sử dụng để phân loại và sắp xếp các loại hồ sơ sao cho ngăn nắp và khoa học hơn nữa
Đặc biệt, ở những buổi gặp gỡ với khách hàng, ký kết hợp đồng thì folder là một vật phẩm không thể nào vắng mặt. Nó cũng là một vật phẩm tối thiểu để nói lên sự chuyên nghiệp của văn phòng
Sổ sách
Sổ sách chính là một vật dụng không thể nào thiếu đối với bộ phận hành chính nhân sự và kế toán. Sổ sách sẽ gồm có các hóa đơn, số lượng, thu chi, các loại phiếu xuất kho,… Sổ sách văn phòng được sử dụng để ghi chép lại các vấn đề quan trọng và những điều cần chú ý dễ mang theo bên người.
Bấm ghim, kẹp, hộp ghim
Đây là một vật dụng được sử dụng trong văn phòng khá nhiều. Dù nhỏ nhưng nó hỗ trợ khá nhiều và gần như không thể nào thiếu ở các công ty. Tùy vào độ dày, kích thước của mỗi tài liệu mà sẽ có các kẹp, ghim khác nhau.
Máy in, photo, scan
Nằm trong danh sách những thiết bị văn phòng vô cùng cần thiết đó chính là máy in, máy photo, scan. Máy in được sử dụng rất nhiều khi có các văn bản chứng nhận, hồ sơ, hợp đồng,… Máy photo được sử dụng để photo ra các tài liệu sử dụng trong buổi họp. Hoặc những tài liệu cần thiết để lưu hành trong công ty. Máy scan được sử dụng để lưu trữ và gửi những thông tin quan trọng liên quan đến hợp đồng, giấy chứng nhận,..
Máy ép plastic
Đây là một trang thiết bị được sử dụng trong các văn phòng hiện đại, nó được dùng để ép nhựa, ép các loại giấy tờ, hồ sơ quan trọng. Máy ép này đảm bảo các loại giấy tờ không bị mục nát, phai màu, rách cũng như làm mờ các thông tin.
Những loại giấy tờ trong văn phòng khá là nhiều. Và sẽ thật bất tiện nếu bạn phải đem những giấy tờ này đi ép nhựa. Với máy ép plastic sẽ giúp công việc của bạn được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí về lâu dài của doanh nghiệp.
Máy công công là một thiết bị được sử dụng để ghi lại thời gian đến và đi của từng nhân viên trong công ty. Nó sẽ giúp cho người quản lý kiểm soát thời gian làm việc của từng nhân viên. Loại máy này được sử dụng vô cùng rộng rãi ở các văn phòng, nhà máy, xí nghiệp,…
Máy hủy tài liệu
Đây là một loại máy có công dụng cắt giấy thành những vụn nhỏ. Mục đích của việc này chính là hủy đi những tài liệu, bản thảo có chứa các thông tin quan trọng và bí mật kinh doanh của công ty.
Hệ thống điện thoại
Giao tiếp hiệu quả chính là một công cụ vô cùng thiết yếu dành cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi xem xét các thiết bị kinh doanh các công ty cần phải đầu tư một hệ thống điện thoại ở văn phòng tốt. Bằng cách này, các nhân viên có thể giữ liên lạc được với khách hàng, với đồng nghiệp ở cấp độ là cá nhân.
Điện thoại di động dành cho doanh nghiệp chính là một giải pháp tốt nhất. Có nghĩa là những người di chuyển khá nhiều với mục đích kinh doanh hoạt những người chỉ làm việc chủ yếu ở văn phòng. Người đại diện bán hàng có thể được sử dụng một chiếc điện thoại bởi nó cho phép họ cải thiện được quy trình bán hàng.
Thiết bị lưu trữ
Các vật tư trong văn phòng như USB, thư mục lưu trữ, ổ cứng sẽ giúp doanh nghiệp lưu giữ được mọi thứ hoàn toàn tách biệt và ngăn nắp. Mặc dù ngày nay công nghệ đang ngày càng phát triển và có nhiều công ty đang hoạt động trực tuyến thì công việc giấy tờ luôn là một phần của bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Do đó, thư mục lưu trữ chính là công cụ vô cùng hữu ích giúp các doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ tệp của họ. Các hộp lưu trữ được dán nhãn cũng có thể lưu trữ tài liệu. Lưu tài liệu trong USB chính là một cách giúp đảm bảo sự an toàn nhất.
Thiết bị trình chiếu
Bảng trắng là một công cụ khá hoàn hảo để phác thảo được sơ đồ tư duy hoặc một chiến lược của công ty. Đó cũng là một cách vô cùng tuyệt vời để đưa ra những lời nhắc muốn người khác chú ý. Điều này sẽ vô cùng phù hợp ở các văn phòng tư nhân và phòng hội nghị. Một công cụ khác cũng khá cần thiết trong bất cứ môi trường kinh doanh nào đó chính là bảng thông báo. Những thứ này sẽ phù hợp khi được đặt ở phòng nghỉ của công ty. Bởi mục đích của bảng thông báo này chính là để nhân viên để nhân viên cập nhật được nhiệm vụ hàng ngày của họ và tình hình hiện tại, thông báo của công ty.
Đồ dùng nhà bếp
Ngày nay, ở các tòa nhà làm việc hay các văn phòng vừa và nhỏ. Những máy móc như máy pha cà phê cũng được xem là một thiết bị văn phòng thiết yếu. Bạn có thể chuẩn bị thiết bị này để cung cấp cà phê, nước uống miễn phí cho nhân viên của mình để họ có động lực làm việc hiệu quả hơn.
Do đó, máy lọc nước và máy pha cà phê trong văn phòng cũng là một ý tưởng không tồi. Nó sẽ giúp nhân viên tập trung làm việc tốt hơn cũng như ảnh hưởng tích cực đến văn hóa và tinh thần làm việc của nhân viên.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể trang bị thêm một số dụng cụ nhà bếp như lò vi sóng để nhân viên có thể hâm nóng thức ăn khi ở lại nơi làm việc ăn trưa, dao kéo và một số vật dụng khác.
Đây là một số thông tin giúp bạn biết được thiết bị văn phòng gồm những gì. Nếu doanh nghiệp bạn có đủ ngân sách thì nên trang bị những thiết bị văn phòng tốt nhất nhé!
