Biên Bản Cuộc Họp Là Gì? Cách Soạn Biên Bản Cuộc Họp Mẫu Biên Bản Mới Nhất Dùng Cho Mọi Cuộc Họp

Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin và quyết định của một tổ chức. Nó không chỉ là một công cụ ghi chép mà còn là tài liệu quan trọng giúp theo dõi và minh bạch mọi thông tin được thảo luận trong cuộc họp. Trong bối cảnh này, chúng ta cần hiểu rõ biên bản cuộc họp là gì, cách ghi nó một cách chi tiết và chính xác, cũng như những lưu ý quan trọng khi thực hiện công tác viết biên bản. Hãy cùng Unica khám phá chi tiết về tài liệu quan trọng này và tầm quan trọng của nó trong việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý thông tin tổ chức.

Bạn đang xem: Cách soạn biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là gì? Biên bản cuộc họp là một văn bản chính thức ghi lại các thông tin quan trọng và quyết định được đưa ra trong một cuộc họp. Nó thường được tạo ra nhằm lưu giữ thông tin, tóm tắt nội dung cuộc họp, đưa ra hướng dẫn chi tiết về những điều đã thảo luận và quyết định.

*

Biên bản cuộc họp là một văn bản chính thức ghi lại các thông tin quan trọng và quyết định được đưa ra trong một cuộc họp

Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?

Biên bản cuộc họp có nhiều vai trò quan trọng như:

- Là bằng chứng về sự diễn ra của cuộc họp, những người tham gia, thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp.

- Là công cụ giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan, giúp truyền đạt thông tin, ý kiến, đề xuất, quyết định và hành động một cách rõ ràng và chính xác.

- Là cơ sở để đánh giá, kiểm tra và theo dõi hiệu quả và tiến độ của các hoạt động sau cuộc họp như thực hiện các hành động đã giao, chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo, giải quyết các vấn đề phát sinh, cải tiến quy trình làm việc,...

- Là tài liệu lưu trữ và tham khảo cho các cuộc họp sau này, giúp nắm bắt được lịch sử, tiền lệ và bối cảnh của các vấn đề liên quan đến cuộc họp.

*

Vai trò quan trọng của biên bản cuộc họp

Cách viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Sau khi đã biết biên bản cuộc họp là gì, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc về cách viết loại biên bản này. Để viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất, bạn cần chú ý đến các bước sau:

1. Dự thảo đề cương biên bản cuộc họp

Trước khi tham gia cuộc họp, bạn nên dự thảo một đề cương biên bản cuộc họp, bao gồm các mục cơ bản như:

- Tiêu đề: Ghi rõ tên cuộc họp, mục đích, chủ đề và số thứ tự (nếu có).

- Thông tin chung: Ghi rõ ngày, giờ, địa điểm, thời lượng, người chủ trì, người thư ký và danh sách người tham gia cuộc họp.

- Nội dung: Ghi rõ các nội dung chính được thảo luận, bao gồm các mục như tổng quan, tình hình, vấn đề, giải pháp, quyết định, hành động, kế hoạch, phân công,...

- Kết luận: Ghi rõ kết quả, kết quả đạt được, những điểm cần lưu ý và những việc cần làm tiếp theo sau cuộc họp.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu đề cương biên bản cuộc họp trên mạng hoặc tùy biến theo nhu cầu của cuộc họp.

*

Dự thảo một đề cương biên bản cuộc họp

2. Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

Trong quá trình cuộc họp, bạn cần ghi biên bản cuộc họp một cách kỹ lưỡng và chính xác, dựa trên đề cương đã dự thảo. Bạn có thể áp dụng một số phương pháp ghi biên bản cuộc họp như:

- Ghi chép tay: Là phương pháp truyền thống và đơn giản nhất, chỉ cần sử dụng giấy và bút để ghi lại những nội dung quan trọng trong cuộc họp. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp khó khăn khi ghi chép nhanh, rõ ràng và đầy đủ, đồng thời cần phải chuyển sang định dạng điện tử sau đó.

- Ghi chép trên các thiết bị hiện đại: Là phương pháp hiện đại và tiện lợi hơn, sử dụng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng để ghi lại những nội dung quan trọng trong cuộc họp. Phương pháp này giúp ghi chép nhanh, rõ ràng và đầy đủ hơn, đồng thời có thể lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể gặp phải một số rủi ro như mất điện, mất kết nối, mất dữ liệu,...

- Ghi âm: Là phương pháp hỗ trợ và bổ sung cho hai phương pháp trên, sử dụng thiết bị ghi âm hoặc ứng dụng ghi âm để ghi lại toàn bộ cuộc họp. Phương pháp này giúp ghi lại những nội dung chi tiết, sắc thái và ngữ cảnh của cuộc họp, đồng thời có thể phát lại, xem lại và kiểm tra lại khi cần. Mặc dù vậy, phương pháp này cũng cần phải xin phép người tham gia cuộc họp trước, đồng thời cần phải chuyển sang văn bản sau đó.

*

Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

3. Mẫu biên bản một số cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn cần hoàn thiện biên bản cuộc họp dựa trên những ghi chép đã có, đồng thời tham khảo một số mẫu biên bản cuộc họp để định dạng và trình bày biên bản một cách chuyên nghiệp và chuẩn nhất. Bạn có thể tìm kiếm một số mẫu biên bản cuộc họp trên mạng hoặc tùy biến theo nhu cầu của cuộc họp.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu biên bản cuộc họp:

*

Mẫu biên bản 1

*

Mẫu biên bản 2

*

Mẫu biên bản 3

Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp

Để ghi biên bản cuộc họp một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần chú ý đến một số điểm sau:

1. Nghiên cứu trước nội dung cuộc họp

Trước khi tham gia cuộc họp, bạn nên nghiên cứu kỹ về nội dung cuộc họp, bao gồm mục đích, chủ đề, nội dung chính, người tham gia, vị trí và vai trò của mình trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể chuẩn bị tốt hơn, hiểu rõ hơn và ghi chép dễ dàng hơn trong cuộc họp.

2. Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

Bạn nên ghi nhớ tên, chức vụ và đơn vị của những người tham gia cuộc họp, đặc biệt là những người có vai trò quan trọng như người chủ trì, người phát biểu, người đưa ra quyết định, người phụ trách hành động,... Điều này giúp bạn có thể ghi chép chính xác và tránh nhầm lẫn trong biên bản cuộc họp.

*

Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

3. Ghi chép hành động thật rõ ràng, độc lập

Hãy ghi chép rõ ràng những hành động được giao, thực hiện hoặc kết thúc trong cuộc họp, bao gồm ai là người phụ trách, làm gì, khi nào, ở đâu, với ai và như thế nào.

Bạn cũng nên ghi chép độc lập, tức là không phụ thuộc vào ý kiến, cảm xúc hoặc lợi ích của bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép khách quan và trung thực trong biên bản cuộc họp.

4. Ghi nhớ nội dung cơ bản

Trong cuộc họp, bạn nên ghi nhớ những nội dung cơ bản được thảo luận, bao những điểm chính, những ý kiến, những đề xuất, những quyết định và những kết quả của cuộc họp. Bạn không cần ghi chép chi tiết những nội dung phụ, những lặp lại, những tranh luận hoặc những thông tin không liên quan đến cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép tập trung và ngắn gọn trong biên bản cuộc họp.

*

Ghi nhớ nội dung cơ bản

5. Đảm bảo tính trung lập

Bạn cần đảm bảo tính trung lập trong cách ghi chép, tức là không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, quan điểm, thái độ hoặc lợi ích của bản thân hoặc bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Bạn cũng nên tránh sử dụng những từ ngữ mang tính chất đánh giá, phê bình, chê bai, ca ngợi hoặc xúc phạm đối với bất kỳ bên nào trong cuộc họp. Điều này giúp bạn có thể ghi chép khách quan và công bằng trong biên bản cuộc họp.

6. Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn nên hoàn thiện biên bản cuộc họp sớm nhất có thể, tốt nhất là trong vòng 24 giờ. Bạn nên kiểm tra lại những ghi chép đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu, sửa chữa những sai sót, định dạng và trình bày biên bản một cách chuyên nghiệp và chuẩn nhất. Điều này giúp bạn có thể ghi nhớ tốt hơn, tránh quên mất hoặc nhầm lẫn những nội dung quan trọng trong biên bản cuộc họp.

*

Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

7. Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký

Trước khi trình ký và phát hành biên bản cuộc họp, bạn nên rà soát lại thật kỹ biên bản, đảm bảo rằng biên bản đã ghi lại đầy đủ, chính xác, rõ ràng và trung thực những nội dung của cuộc họp. Bạn cũng nên xin ý kiến của người chủ trì, người thư ký hoặc một số người tham gia cuộc họp để kiểm tra và phản hồi về biên bản. Điều này giúp bạn có thể cải thiện và hoàn thiện biên bản cuộc họp.

Kết luận

Từ phần thông tin bên trên, chắc hẳn bạn đã hiểu biên bản cuộc họp là gì. Đây là một tài liệu quan trọng, ghi lại những nội dung và kết quả của một cuộc họp. Để viết biên bản cuộc họp chuẩn nhất, bạn cần chú ý đến các bước như dự thảo đề cương biên bản cuộc họp, phương pháp ghi biên bản cuộc họp, mẫu biên bản một số cuộc họp. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có một biên bản cuộc họp chất lượng và hiệu quả.

Biên bản cuộc họp được xem là có giá trị quan trọng bởi nó ghi lại các ý tưởng đột phá, giúp các thành viên tham dự có trách nhiệm hơn. Đồng thời những người vắng mặt vẫn sẽ hiểu được cuộc họp. Mang trong mình một sứ mệnh đặc biệt như vậy, viết biên bản trở thành một nhiệm vụ chẳng mấy dễ dàng cho nhiều người. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu về cách ghi biên bản cuộc họp sao cho đầy đủ nhất và chuẩn nhất bạn nhé!


Thế nào là biên bản cuộc họp?

*
Trong mỗi cuộc họp sẽ có một người phụ trách ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.

Biên bản cuộc họp còn được gọi là biên bản họp. Đây là một loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc buổi họp giữa các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp với nhau. Trong văn bản này thường sẽ tổng hợp nhiều thông tin và các ý kiến khác nhau từ người tham gia. Khi buổi họp kết thúc, mọi người tham dự tiến hành ký xác nhận và cam kết về những điều thống nhất hay trình bày tại buổi họp. Mỗi một cuộc họp đều phải có ít nhất một thư ký và người này sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra danh sách người tham gia và người vắng mặt. Đồng thời, thư ký cũng là người sẽ thực hiện việc ghi chép lại toàn bộ thông tin, diễn biến trong cuộc họp.

Xem thêm: 55 Mẫu Phòng Ăn Phong Cách Nhật Bản Ấn Tượng Bắt Mắt, Phòng Ăn Cho Người Yêu Thích Phong Cách Nhật

Vai trò của biên bản trong cuộc họp

Thông thường, biên bản sẽ được dùng để ghi chép lại những sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp đó. Chính vì thế, đây được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng là căn cứ để chứng minh các sự việc đó đã và đang xảy ra.

Chỉ cần nhìn vào biên bản đó, mọi người sẽ có thể một lần nữa được xem lại những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hay những ý kiến xây dựng, đóng góp của các cá nhân và đơn vị liên quan. Qua biên bản bạn có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc sao cho đạt hiệu quả nhất.

Đối với trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp đã ký tên vào biên bản, tức là xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các công việc. Lúc này biên bản cuộc họp công ty đóng vai trò như một lời nhắc nhở đến các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình.

Ngoài ra, biên bản cũng đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo sẽ có nội dung để theo dõi. Cùng với đó sẽ kiểm tra được tính chính xác của công việc mà cần thực hiện.

Yêu cầu cần có trong biên bản một cuộc họp

*
Người chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp phải nắm bắt thông tin được đầy đủ, chính xác.

Người chịu trách nhiệm viết biên bản cuộc họp sẽ cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây. Có như vậy biên bản mới được hoàn chỉnh trước khi chuyển tới các cá nhân hay tổ chức liên quan.

Việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị sẵn một mẫu ghi biên bản cuộc họp. Mục đích để đảm bảo mọi người có mặt trong cuộc họp đều có thể nắm bắt thông tin được đầy đủ, chính xác. Dù là bất kỳ cuộc họp nào thì cách ghi biên bản cuộc họp cũng phải có một số nội dung cơ bản sau:

– Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp

– Thành phần tham dự

– Nội dung cuộc họp

– Kết luận cuộc họp

Người ghi chép nội dung cuộc họp đòi hỏi phải có tốc độ tốc ký nhanh, ghi chép đầy đủ thông tin. Bạn có thể dùng sổ ghi chép, máy tính để lưu lại thông tin nhằm đảm bảo ghi được các nội dung quan trọng. Nội dung phải thể hiện đúng trọng tâm cuộc họp, tránh trình bài lan man không cần thiết.

Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt nghe. Tiến hành sửa chữa nếu có để đảm bảo tính khách quan, đúng đắn và tự giác. Sau đó mới ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Thời gian để viết biên bản thường rất ngắn nên đòi hỏi người ghi biên bản cuộc họp phải thể hiện đủ, chính xác nội dung cuộc họp đó. Chính vì thế nó khiến chúng ta cảm thấy vô cùng căng thẳng. Để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, cùng điểm qua về cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất nhé!

Dự thảo đề cương biên bản cuộc họp

*
Cách ghi biên bản cuộc họp cần đảm bảo theo một khuôn mẫu chuẩn nhất.

Trong biên bản của một cuộc họp phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ

– Tên văn bản và trích yếu nội dung

– Giờ… ngày… tháng… năm…. (ghi cụ thể thời gian tiến hành lập biên bản)

– Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp)

– Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)

– Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)

– Thủ tục ký xác nhận

Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng diễn ra như đại hội, khám xét, khám nghiệm, khiếu nại, bàn giao tài sản, ghi lời cung,… sẽ phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung. Đặc biệt phải chú ý vào trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị, lời khai,… phải ghi nguyên văn, đầy đủ. Sau đó yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.

Đối với các sự kiện thông thường khác như cuộc họp định kỳ, họp tổng bình xét, họp thảo luận phương án,… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp. Đó là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng thật đầy đủ, nguyên văn. Còn những nội dung thông thường có thể ghi ý chính. Tuy nhiên phải luôn quán triệt nguyên tắc trung trực, không suy diễn vấn đề.

Khi kết thúc văn bản phải ghi thời gian cụ thể chấm dứt cuộc họp như hội nghị kết thúc, bàn giao xong, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… tháng… năm,… Đọc lại biên bản cho mọi người cùng nghe và xác nhận. Nếu có sửa chữa thì thực hiện trước khi xác nhận phản ánh đúng sự kiện. Việc ký xác nhận phải có tối thiểu 2 người trở lên thì các thông tin mới có độ tin cậy cao. Thông thường sẽ có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.

Mẫu biên bản một số cuộc họp

*
Biên bản cuộc họp giao ban.
*
Biên bản cuộc họp công ty.
*
Biên bản họp lớp.

*

*
Biên bản cuộc họp công đoàn.

Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp

Nghiên cứu trước nội dung cuộc họp

Ghi biên bản cuộc họp sẽ vô cùng khó khăn khi bạn không hiểu nội dung nêu trong cuộc họp mà vẫn phải ghi chép nó thật nhanh. Để không bị rơi vào tình trạng này, bạn nên nắm bắt càng nhiều thông tin, kiến thức liên quan đến cuộc họp càng tốt. Những thông tin này có thể tự tìm hiểu qua internet, sách vở hay đồng nghiệp có chuyên môn của công ty. Nếu thời gian gấp rút hãy cố gắng hiểu các khái niệm, thuật ngữ liên quan để không lạc lòng trong buổi họp.

Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

*
Ghi nhớ tên những người đến tham dự sẽ giúp bạn tránh được nhầm lẫn trong quá trình ghi biên bản.

Trong biên bản cần phải được ghi rõ ai là người đã đưa ra ý kiến hay quyết định về việc gì. Do đó, bạn cần phải nhớ tên và nhận diện người tham dự cuộc họp. Để có thể làm được việc này, bạn nên tìm hiểu trước hoặc nhờ chủ tọa giới thiệu thành phần tham dự. Bạn cũng nên vẽ sơ đồ vị trí ngồi của họ để khi được giới thiệu sẽ không nhầm lẫn.

Ghi chép hành động thật rõ ràng, độc lập

Khi ghi chép như thế sẽ giúp bạn cũng như đồng nghiệp theo dõi được dễ dàng hơn. Vì vậy, hãy ghi chép thật rõ ràng ý tưởng hay quyết định là của ai, bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện và trong thời gian bao lâu. Việc ghi chép như thế cũng thể hiện được tính cẩn thận và là điểm cộng trong mắt ban lãnh đạo.

Ghi nhớ nội dung cơ bản

Bạn sẽ giảm bớt được căng thẳng trong quá trình ghi chép nếu nhớ được nội dung cơ bản của buổi họp. Hơn nữa, nó cũng rất hữu ích trong việc thể hiện cách ghi biên bản cuộc họp khoa học, logic và đầy đủ từng phần. Từ đó mà hiệu quả làm việc được nâng cao mà lại đơn giản hơn nhiều.

Đảm bảo tính trung lập

*
Thông tin trong cuộc họp cần được ghi chép đầy đủ và đảm bảo tính khách quan.

Mục đích của biên bản cuộc họp là dùng để làm bằng chứng xác nhận trách nhiệm của các thành viên liên quan. Chính vì thế, văn bản cần đảm bảo tính khách quan, ghi chép đầy đủ thông tin cuộc họp. Trừ trường hợp bạn được yêu cầu tránh mặt hoặc không ghi chép các câu thoại không liên quan, không bình thường. Văn phong rõ ràng, tuyệt đối không đưa ý kiến cá nhân hay cảm xúc của bản thân vào trong văn bản. Bởi nó dễ dẫn đến việc người đọc hiểu sai ý và gây ra hậu quả đáng tiếc.

Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

Các thông tin quen thuộc có thể trở nên xa lạ nếu bạn để chúng trôi qua một khoảng thời gian quá lâu. Trước khi thông tin rời khỏi não bộ của bạn, hãy tổng hợp và hoàn thiện nó sớm nhất có thể. Hoàn thành sớm biên bản còn giúp các thành viên tiếp cận với mục đích làm việc tốt hơn. Nó cũng vô cùng quan trọng đối với những người không tham dự được cuộc họp.

Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký

Quá trình tốc ký hoàn toàn có thể xảy ra việc viết sai chính tả, viết ẩu. Tuy nhiên, nếu bạn đem biên bản đó trình lên chủ tọa thì là một sai lầm lớn. Bởi biên bản thể hiện năng lực của người trợ lý, để giám đốc đánh giá khả năng nghe, viết, tóm lược. Đồng thời những người đứng đầu hoặc khách hàng sẽ là người xem biên bản. Họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng nếu biên bản đó lôm côm, cẩu thả. Bạn hãy đọc kỹ và rà soát mọi thông tin trước khi trình ký.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *