Hội nghị trực tuyến mang lại rất nhiều công dụng cho doanh nghiệp. Để tổ chức triển khai thành công 1 trong các buổi hội nghị trực tuyến, doanh nghiệp cần phải biết cách tùy chỉnh phòng họp sao cho phù hợp và hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra số đông cách tùy chỉnh cấu hình phòng họp trực tuyến đơn giản cho chống họp vừa.
Bạn đang xem: Cách làm phòng họp trực tuyến
Mục Lục
Những thiết bị quan trọng để tùy chỉnh phòng họp trực tuyếnGợi ý cách tùy chỉnh thiết lập phòng họp trực tuyến mang đến phòng họp vừa
Những thiết bị cần thiết để tùy chỉnh phòng họp trực tuyến
1. Webcam hội nghị
Webcam là loại thiết bịghi hình chuyên môn sốđược kết nối với laptop để truyền trực tiếp hình ảnh mà nó ghi được mang lại một máy vi tính khác hoặc truyền lên một website nào đóthông qua mạng Internet. Khi call video, webcam vẫn thu lại với phát hình ảnh của các bạn và fan tham gia. Một mẫu webcam tốt sẽ giúp đỡ hỗ trợ quality hình hình ảnh HD rõ ràng và độ sắc nét cao. Một số model webcam cho mình tham khảo:
2. Loa hội nghị kèm micro
Loa hội nghịlà rất nhiều thiết bị loa được dùng cung cấp cho âm thanh hội nghị. Thiết bị sẽ được sử dụng trong các không gian hội nghị yêu mong sự triệu tập cao và độ đậy âm tốt. Đảm bảo sở hữu lại quality âm thanh buổi tối ưu, HD, rõ ràng. Giúp cho hội nghị ra mắt thành công, thuận lợi. Một số mã sản phẩm loa họp báo hội nghị kèm mic cho bạn tham khảo:
3. Điện thoại hội nghị
Điện thoại hội nghị là giải pháp hội nghị bao gồm kèm mic ngoài tất cả độ nhậy cao, hoàn toàn có thể thu âm nhạc từ xa và tất cả loa ngoài phát ra lớn cho cả phòng thuộc nghe.Một số model điện thoại cảm ứng hội nghị cho bạn tham khảo:
Gợi ý cách cấu hình thiết lập phòng họp trực tuyến mang lại phòng họp vừa
1. Sẵn sàng
Trước khi tùy chỉnh thiết lập phòng họp trực tuyến, các bạn cần xác định quy mô phòng họp, con số người tham gia. Đa phần các doanh nghiệp thường xuyên tận dụng chống họp giao ban làm chỗ họp trực tuyến. Vị đó, chúng ta cần xác định quy tế bào phòng họp để gạn lọc thiết bị họp trực tuyến đường phù hợp.
Sau khi sẽ xác định kết thúc quy mô ở trong nhà họp, chúng ta tiến hành sẵn sàng thiết bị phần cứng và phần mềm để cung ứng hội nghị trực tuyến:
Nếu họp trực tuyến qua ứng dụng như Zoom, Zalo, Skype,… thì chỉ việc một chiếc máy tính xách tay và kết nối mạng Internet. Nếu như phòng họp đa số người tham gia, chúng ta cũng có thể lắp đặt thêm các máy chiếu để đông đảo người nhìn rõ hơn.Nếu họp trực tuyến qua phần cứng thì sẽ cần thêm một vài công cụ. Ví như webcam, micro, Camera, Remote, loa, cỗ nguồn và dây cáp sạc đi kèm, codec, MCU, laptop, tivi,… Ứng dụng họp trực con đường miễn giá tiền phổ biến hiện thời như Zoom, Google Meet, Skype,…Lựa chọn giữa những đầu cầu đề nghị đồng bộ, cần sử dụng chung 1 phần mềm. Chúng ta có thể sử dụng wifi, 4G,… tuy nhiên, bạn nên áp dụng mạng Lan để duy trì tín hiệu định hình cho cuộc họp.
2. Triển khai lắp đặt
Sau khi đã xong xong cách số một, các bạn sẽ tiến hành lắp đặt phòng họp. Bạn cần xác xác định trí người chủ trì nhằm lắp đặt những thiết bị làm sao cho phù hợp. Kiểm tra hệ thống ánh sáng, âm thanh, gồm cổng USB xuất xắc 3.5 hoặc sử dụng “Plug and play” chỉ việc một vào thao tác thiết đặt chọn đầu vào là rất có thể kết nối cấp tốc chóng. Lưu ý, nên chọn vị trí gồm đủ ánh sáng và tránh giảm những nội thất gây lóa mắt người thâm nhập cuộc họp.
Sau đó, bạn thực hiện lắp để loa hoặc micro họp báo hội nghị để cung cấp quá trình trao đổi. Khi setup phòng họp trực tuyến, các bạn cần lắp đặt camera 4K, có độ sắc nét cao, cho unique hình ảnh và âm thanh HD đạt chuẩn. Lắp đặt thêm màn hình Tivi HD hoặc thiết bị chiếu để cung cấp quá trình share nội dung, tư liệu cuộc họp.
3. Demo nghiệm
Thử nghiệm là bước ở đầu cuối trongcác cách tùy chỉnh thiết lập phòng họp trực tuyến. Đây là bước quan trọng đặc biệt để tấn công giá chất lượng cuộc họp. Chúng ta có thể chạy lịch trình trên máy tính để bắt đầu cuộc họp hoặc gọi thử một cuộc gọi trên ứng dụng họp trực tuyến. Để xem hình ảnh đã rõ ràng, sắc nét chưa, có phù hợp với yêu cầu hay gặp mặt vấn đề gì trục trệu không. Rồi từ kia rút ra kinh nghiệm tay nghề và biến đổi mô hình lắp ráp sao cho phù hợp nhất.
Trên đấy là những cách tùy chỉnh thiết lập phòng họp trực tuyến dễ dàng cho chống họp vừa. Nếu khách hàng cần hỗ trợ tư vấn thêm về cách bố trí phòng họp cũng như lựa chọn thiết bị hội nghị, vui lòng contact với công ty chúng tôi theo số đường dây nóng 1900099978 để được bốn vấn cụ thể nhé!
Cuộc họp trực tuyến càng ngày trở nên thịnh hành và quan trọng đặc biệt trong quả đât kinh doanh. Mặc dù nhiên, để đảm bảo cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ với hiệu quả, bạn cần phải biết cách setup hợp lý và chu đáo một số lưu ý quan trọng. Trong nội dung bài viết này, My
Chair vẫn hướng dẫn bạn cách setup phòng họp trực tuyến với những xem xét khi cài đặt phòng họp trực tuyến.
Phòng họp trực tuyến là gì?
Phòng họp trực đường là một bề ngoài tổ chức cuộc họp qua mạng internet, có thể chấp nhận được các thành viên gia nhập từ xa kết nối và giao tiếp với nhau thông qua công nghệ truyền thông. Nắm vì gặp mặt mặt trực tiếp, các thành viên có thể tham gia buổi họp từ ngẫu nhiên địa điểm như thế nào có kết nối internet, áp dụng video, âm nhạc và chức năng chia sẻ màn hình nhằm trao đổi thông tin và thao tác cùng nhau.
Cách phối up chống họp trực tuyến đơn giản và dễ dàng với từng phần mềm
Hướng dẫn setup phòng họp trực tuyến đường qua Zoom
Bước 1: Đăng ký kết và tải ứng dụng Zoom
Truy cập vào website của Zoom (https://zoom.us/vi/signin#/login ) và đăng ký tài khoản miễn phí nếu bạn chưa có.Sau khi đăng ký, cài đặt xuống áp dụng Zoom trên sản phẩm công nghệ tính của khách hàng từ trang web chính thức hoặc từ shop ứng dụng phù hợp với hệ điều hành quản lý của bạn.
Tải zoom trên các trình duyệt
Với hệ quản lý và điều hành IOS
Với hệ điều hành quản lý Android
Bước 2: sinh sản một cuộc họp mới
Mở áp dụng Zoom trên trang bị tính của doanh nghiệp và đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã đăng ký.Trên giao diện chính của Zoom, nhấp vào “New Meeting” để chế tác một buổi họp mới. Hoặc nếu bạn có nhu cầu lên lịch mang lại cuộc họp nhấp vào “Schedule” bỏ lên trên lịch cuộc họp
Bước 3: tùy chỉnh thiết lập phòng họp
Trước khi bắt đầu cuộc họp, chúng ta có thể cấu hình các tùy chỉnh cấu hình phòng họp như sau:
Tắt/Mở video: bạn có thể chọn nhảy hoặc tắt tính năng clip của chúng ta hoặc các thành viên không giống trong cuộc họp.Tắt/Mở âm thanh: bạn cũng có thể chọn tắt hoặc mở khả năng âm thanh của bạn hoặc những thành viên không giống trong cuộc họp.Chia sẻ màn hình: bạn cũng có thể chọn chia sẻ toàn screen hoặc share một ứng dụng/tab cụ thể trên máy tính của bạn.Cấu hình âm thanh và video: bạn cũng có thể kiểm tra và điều chỉnh thiết đặt âm thanh và đoạn clip của bạn, ví dụ như loa, microphone, camera.Đặt mật khẩu: chúng ta có thể đặt mật khẩu mang lại cuộc họp để đảm bảo an toàn quyền riêng tứ và tránh truy cập trái phép.
Bước 4: Mời member tham gia
Trong cuộc họp đã được tạo, chúng ta cũng có thể nhấp vào nút “Invite” hoặc “Participants” để mời các thành viên tham gia.Nhấn vào biểu tượng tick xanh góc trái → lựa chọn Copy URL hoặc ID phòng → Gửi liên kết hoặc ID tới những người tham gia.
Mời thành viên tham dự trên Zoom
Gửi links ID hoặc URL đến các người tham gia
Bước 5: ban đầu cuộc họp
Hướng dẫn thiết lập phòng họp trực con đường qua Google Meet
Bước 1: Đăng nhập vào thông tin tài khoản Google
Truy cập vào website của Google (https://meet.google.com ) với đăng nhập vào thông tin tài khoản Google của bạn.
Đăng nhập vào Meet trên thông tin tài khoản Google
Bước 2: chế tác một cuộc họp mới
Trên home của Google Meet, nhấp vào nút “Bắt đầu một cuộc họp tức thì” để xúc tiến cuộc họp trực đường ngay tức khắc. Hoặc nhấp vào “Tạo một buổi họp để thực hiện sau” để đưa link cho cuộc họp .Ngoài ra, các bạn còn có thể đặt lịch cho cuộc họp của mình bằng phương pháp nhấp vào “Lên lịch trong Google”, kế tiếp một tab bắt đầu sẽ được mở ra để bạn đặt định kỳ cuộc họp.
Tạo buổi họp trên Google Meet
Tạo một cuộc họp áp dụng sau để lấy link
Bước 3: tùy chỉnh thiết lập phòng họp
Bạn có thể chọn “Thêm người” nhằm mời các thành viên tham gia bằng cách gửi liên kết hoặc thêm địa chỉ email của họ.
Bước 4: ban đầu cuộc họp
Trong cuộc họp, chúng ta có thể sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình, chat, bảng trắng, hoặc với những tính năng của gói Premium sẽ có chính sách Ghi lại và Phát trực tiếp.
Bước 5: hoàn thành cuộc họp
Khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể thoát ngoài trang buổi họp hoặc đơn giản dễ dàng là đóng góp trình phê duyệt của bạn.
Hướng dẫn setup phòng họp trực con đường qua Microsoft Teams
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft
Truy cập vào trang web hoặc áp dụng Microsoft Teams và đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn.
Bước 2: sinh sản một buổi họp mới
Trên hình ảnh Microsoft Teams, nhấp vào “Meet now” để tạo ra cuộc họp mới
Bước 3: tùy chỉnh phòng họp
Trong hành lang cửa số cuộc họp mới, chúng ta cũng có thể chọn “Thêm người” để mời những thành viên tham gia bằng cách gửi links hoặc thêm địa chỉ cửa hàng email của họ.Bạn cũng có thể có thể thiết lập cấu hình các tùy chỉnh như tắt/mở tiếng, tắt/mở video và điều chỉnh cài đặt âm thanh trước khi bắt đầu cuộc họp.
Bước 4: ban đầu cuộc họp
Trong cuộc họp, chúng ta cũng có thể sử dụng những tính năng như chia sẻ màn hình, chat, giơ tay, chia sẻ file và nhiều tác dụng khác để địa chỉ và thao tác làm việc cùng nhau.
Xem thêm: Làm gì khi phòng bị ẩm mốc nhanh chóng chỉ với các cách cơ bản
Bước 5: dứt cuộc họp
Khi buổi họp kết thúc, bạn có thể thoát khỏi trang buổi họp hoặc đơn giản là đóng áp dụng Microsoft Teams.
Hướng dẫn cài đặt phòng họp trực tuyến qua Zalo
Bước 1: Đăng nhập Zalo
Chọn biểu tượng Camera bên phía ngoài màn hình → lựa chọn “Tạo cuộc họp”
Bước 2: tùy chỉnh cuộc họp
Đặt tên đến cuộc họp tại ô chủ thể và chế tác mật khẩu mang đến cuộc họp
Bước 3: Mời người tham dự
Sao chép tin tức vừa rồi hoặc nhấp vào “Mời fan tham dự” để share cho hồ hết người cần phải có trong cuộc họp.
Bước 4: tiến hành cuộc họp
Trong cuộc họp, chúng ta cũng có thể tùy chỉnh các tùy chỉnh như tắt/mở tiếng, tắt/mở đoạn phim và điều chỉnh thiết lập âm thanh trước khi bước đầu cuộc họp.Chia sẻ màn hình, chat, chú giải hoặc giơ tay cũng là những thiên tài được tích đúng theo trong buổi họp qua Zalo.
Bước 5: xong cuộc họp
Khi buổi họp kết thúc, chúng ta có thể thoát ngoài trang cuộc họp hoặc đơn giản và dễ dàng là đóng vận dụng Zalo.
Những để ý khi thiết đặt phòng họp trực tuyến
Lựa chọn căn nguyên họp trực tuyến đường phù hợp
Khi cài đặt phòng họp trực tuyến, quan trọng đặc biệt nhất là chúng ta cần khẳng định mục tiêu và yêu mong của cuộc họp. Nhờ vào đó, bạn cũng có thể đánh giá với chọn căn nguyên họp trực tuyến cân xứng với nhu cầu và nhân kiệt cần thiết. Có khá nhiều nền tảng phổ biến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex cùng Blue
Jeans. Hãy chọn 1 nền tảng có giao diện thân thiện, hỗ trợ đa nền tảng gốc rễ và đáng tin cậy.
Chuẩn bị kỹ thuật và internet
Trước khi thâm nhập phòng họp trực tuyến, chúng ta hãy đảm bảo an toàn những điều sau:
+ Hãy bảo đảm an toàn máy tính và thiết bị kỹ thuật vận động tốt.
+ Kiểm tra tốc độ và độ bất biến của mạng mạng internet để đảm bảo không bao gồm sự cố liên kết trong quá trình họp.
+ Hãy cài đặt và cập nhật phần mượt họp trực tuyến để bảo vệ bạn áp dụng phiên bản mới nhất và tận dụng được các tính năng vượt trội nhất.
Nội thất phòng họp
Nội thất phòng họp nên được thiết kế đơn giản với những gam màu đơn sắc. Chống họp trực tuyến cần bảo đảm các trang vật dụng như bàn ghế có thiết kế riêng đến cuộc họp. Các phòng họp không giống nhau có thể được ngăn cách bằng đồ đạc để kị nhầm lẫn. Thay đổi ánh sáng, màu sắc và cây cỏ cũng rất có thể giúp tạo nên sự khác hoàn toàn cho những phòng.
Dù bạn thiết đặt phòng họp trực tuyến từ công ty hoặc văn phòng, hãy tạo không gian họp chuyên nghiệp và thoải mái. Đảm bảo rằng bạn có bàn thao tác làm việc hoặc bàn họp phù hợp, ghế ngồi dễ chịu và không khí đủ để dịch chuyển và giao tiếp. Sắp xếp bố trí ghế ngồi và bàn hợp lý và phải chăng để tất cả các thành viên gia nhập đều hoàn toàn có thể nhìn thấy và tiếp xúc dễ dàng.
Đảm bảo ánh nắng tốt
Ánh sáng xuất sắc là yếu hèn tố đặc trưng để tạo nên hình ảnh chất lượng trong cuộc họp trực tuyến.Sử dụng ánh sáng tự nhiên hoặc ánh nắng nhân tạo tốt để chiếu sáng khu vực họp.Tránh nền phông phức tạp và phản xạ ánh sáng, vì nó hoàn toàn có thể làm mờ hoặc làm mất tập trung của người tham gia cuộc họp.
Chuẩn bị âm thanh và tai nghe
Âm thanh rõ ràng là yếu đuối tố đặc trưng khác trong buổi họp trực tuyến.Sử dụng tai nghe có unique tốt để bảo đảm an toàn âm thanh cụ thể và sút tiếng ồn xung quanh.
Thiết lập camera và góc quay
Đặt camera tại 1 vị trí bất biến và tương xứng để toàn bộ các thành viên tham gia cuộc họp hoàn toàn có thể nhìn thấy các bạn một giải pháp rõ ràng.Đảm bảo góc xoay của camera ko gây khó tính hoặc làm mất đi tập trung.Hãy đánh giá trước buổi họp để bảo đảm an toàn camera chuyển động tốt và hình hình ảnh được truyền đạt một phương pháp chất lượng.
Tham gia buổi họp đúng giờ
Đối với hồ hết chủ phòng (host) nên gửi links tham gia cuộc họp trước từ 30 phút trở lên để người tham gia chuẩn bị. Để đảm bảo an toàn cuộc họp thành công, hãy yêu ước mọi tín đồ tham gia và kiểm tra những vấn đề chuyên môn – âm thanh, video, chia sẻ màn hình.Đối với những người dân tham gia: Đừng chờ vài phút trước buổi họp để singin mà yêu cầu kiểm tra thiết bị của bản thân mình trước cuộc họp khoảng chừng 10-15 phút.
Thiết lập hình ảnh và share màn hình
Trước cuộc họp, hãy kiểm tra thiết đặt giao diện họp trực tuyến đường và làm quen với các tính năng cơ bản như share màn hình, nhắn tin nhắn và kiểm soát và điều chỉnh âm lượng.Đảm bảo bạn hiểu cách áp dụng các tác dụng này một phương pháp linh hoạt để về tối ưu hóa thử khám phá của mọi người trong cuộc họp.Quản lý thời gian và tương tác
Thời gian là quý báu, trong buổi họp trực đường hãy quản lý thời gian để đảm bảo cuộc họp ra mắt một cách kết quả và không kéo dài quá lâu.Hãy đưa ra hiện tượng về thời gian ra mắt cuộc họp ví dụ và tuân thủ nó.Khuyến nghị tạo thời hạn dành cho câu hỏi và liên tưởng của người tham gia cuộc họp để bảo vệ mọi bạn được lắng nghe và chia sẻ ý kiến.
Ghi chép lại ngôn từ cuộc họp
Bạn nên khắc ghi những nội dung đặc biệt quan trọng của cuộc họp. Câu hỏi ghi chép để giúp bạn đưa ra quyết định những gì bạn cần làm tiếp sau để đạt được kim chỉ nam của mình.Ngoài ra, việc lưu lại đầy đủ văn bản cuộc họp khiến cho bạn chủ động hơn vào công việc, biết cách bố trí các các bước quan trọng cùng không loại trừ điều gì.
Kỹ năng giao tiếp và cai quản cuộc họp trực tuyến
Trong cuộc họp trực tuyến, kỹ năng tiếp xúc và cai quản cuộc họp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết:
Hãy lắng tai và lời giải các câu hỏi của mọi người một cách lịch lãm và tử tế.Sử dụng biểu cảm khuôn mặt và cử chỉ để truyền đạt chủ kiến và cảm xúc.Đồng thời, hãy đảm bảo an toàn rằng những người tham gia cuộc họp tuân thủ các quy tắc và sự tôn trọng đối với nhau.
Bảo mật cuộc họp
Bảo mật buổi họp trực tuyến là 1 yếu tố đặc trưng để bảo đảm an toàn thông tin và dữ liệu trong buổi họp được bảo vệSử dụng các tùy chọn bảo mật như mật khẩu cuộc họp, phòng chờ, và làm chủ quyền truy vấn để bảo vệ chỉ có những người dân được mời hoặc gồm mật khẩu mới hoàn toàn có thể tham gia họp.Tránh share thông tin nhạy cảm hoặc quan trọng đặc biệt qua buổi họp trực con đường mà không tồn tại các biện pháp bảo vệ thích hợp.
Trên đấy là những xem xét khi setup phòng họp trực tuyến mà nội thất văn phòng cao cấp My
